Как распределить обязанности между кадровиками и специалистами по охране труда

Эксперты подготовили обзор, который поможет грамотно выстроить работу отдела кадров и службы охраны труда так, чтобы сотрудники работали слаженно, эффективно и не перекладывали друг на друга ответственность.

Где и как закрепить обязанности специалистов

Закрепить обязанности сотрудников нужно в локальных актах: 

• Положении о СУОТ, 
• положениях о подразделениях, 
• должностных инструкциях, 
• регламентах. 

Убедитесь, что в этих документах учли требования Трудового кодекса и Примерного положения о СУОТ, утв. приказом Минтруда от 29.10.2021 № 776н.

Руководитель компании может создать рабочую группу, которая разрабатывает, согласовывает и представляет локальные нормативные акты на утверждение. Специалистов, которые войдут в группу, желательно определять в зависимости от специфики документа.

Если такой группы нет, а должностные инструкции и другие документы составляют кадровики, желательно согласовывать проекты документов со специалистами по охране труда. Так меньше шансов, что проверяющие найдут в документах об обязанностях сотрудников опасные формулировки.

Неверно составленные инструкции могут привести к серьезным последствиям — административной или даже уголовной ответственности при тяжелых и смертельных несчастных случаях, примечание к ст. 2.4 КоАП, п. 4 постановления Пленума ВС от 29.11.2018 № 41.

Проверьте вместе со службой охраны труда должностные инструкции специалистов обоих подразделений. Исключите из должностных инструкций кадровика и специалиста по охране труда пункты об ответственности:

• за соответствие работников квалификационным требованиям;
• разработку инструкций по охране труда;
• допуск к работе после проверки знаний;
• проведение медосмотров и психиатрических освидетельствований;
• обучение безопасным методам выполнения работ;
• обеспечение работников средствами индивидуальной защиты;
• безопасность выполнения работ.

Это обязанности работников, которые имеют организационно-распорядительные и административно-хозяйственные функции. Рядовые специалисты такими функциями не наделены. Например, по профстандарту задачи специалиста по охране труда — это планирование, разработка и совершенствование СУОТ, оценка профрисков и контроль.

Закрепите в локальном акте, например, Положении о СУОТ или Инструкции по делопроизводству взаимные права и обязанности сотрудников в части согласования документов. Так специалисты будут принимать совместные решения по всем смежным вопросам.

Кто должен знакомить работников с условиями труда

Информировать работника об условиях и охране труда, положенных ему гарантиях, компенсациях и средствах индивидуальной защиты, а также о рисках повредить здоровье — обязанность, которую указали в профстандарте специалиста по охране труда, п. 3.1.3 Профстандарта. Однако знакомить с гарантиями и компенсациями, другими условиями трудового договора удобнее при оформлении приема на работу. Поэтому чаще всего эта обязанность переходит к кадровикам.

Старайтесь формулировать раздел трудового договора об условиях труда на рабочем месте и профессиональных рисках совместно со специалистом по охране труда. Он лучше знает, какие условия будут у сотрудника, и даст верные ссылки на документы.

За кадровиками также закрепляют обязанность доводить до сведения работников под подпись приказы и другие документы, которые касаются их работы. Эту трудовую функцию внесли в новый профстандарт кадровиков, который вступит в силу 1 сентября 2022 года, приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н.

Закон не говорит, кто должен знакомить работников с результатами спецоценки. Удобнее всего, когда оригиналы карт спецоценки хранятся в отделе кадров. Так сотрудники могут ставить в них подписи при приеме на работу. Документы в отделе кадров хранятся в чистоте и порядке, а специалисты по охране труда должны вовремя передавать в кадры новые карты или актуализировать имеющиеся.

Карты оценки профрисков вообще лучше размещать на рабочих местах, а не хранить в отделе кадров или службе охраны труда. К картам с профрисками можно приложить копии карт спецоценки. Так работники будут иметь постоянный доступ к картам. Логично, если работодатель возложит обязанность знакомить работников с результатами оценки профрисков на руководителей структурных подразделений. Оставить свои подписи в картах оценки профрисков работники могут в ходе первичного инструктажа на рабочем месте.

Как быть, если специалиста по охране труда передают под руководство начальника отдела кадров

Старайтесь, чтобы такую подчиненность в компании не закрепляли. В оптимальной структуре организации специалист по охране труда, если нет начальника службы охраны труда, должен непосредственно подчиняться руководителю компании, докладывать и отчитываться ему напрямую. Только так работодатель сможет оперативно устранять нарушения в охране труда, воздействовать на ответственных работников.

Покажите директору рекомендации Минтруда для служб охраны труда, где указано, что подразделение должно подчиняться руководителю. Директор может делегировать руководство службой охраны труда своему заместителю, если он компетентен в этих вопросах, а соответствующие обязанности закрепили в его должностной инструкции, трудовом договоре и приказе о распределении полномочий, п. 9 Рекомендаций, утв. приказом Минтруда от 31.01.2022 № 37.

Кому поручают обязанности по обучению

Организовать подготовку работников по охране труда должна служба охраны труда. Специалист по охране труда выбирает аккредитованный учебный центр, готовит договор на услуги обучения, следит, чтобы работники своевременно проходили обучение, инструктажи, стажировку, п. 3.1.2 Профстандарта № 274н.

Контролировать сроки обучения, готовить списки работников удобно в учетных кадровых программах. Если их нет, кадровики должны каждый месяц в определенный день предоставлять специалистам по охране труда сведения о принятых и уволенных сотрудниках. Наладьте с коллегами этот процесс и договоритесь об удобных датах.

Проводить вводные инструктажи обычно поручают специалисту по охране труда. Но руководитель компании может назначить ответственным за проведение вводного инструктажа любого сотрудника, которого обучили охране труда в учебном центре, в том числе и кадровика.

У кадровика и у специалиста по охране труда недостаточно практических знаний производственного процесса, чтобы разрабатывать инструкции по охране труда, программы обучения, инструктажей и стажировок. Составлять и обновлять документы, знакомить с инструкциями работников должны руководители подразделений — они лучше знают технологию работ. Специалист по охране труда и кадровик могут оказывать руководителям подразделений методическую помощь в разработке инструкций.

Учебный центр "Строитель" проводит обучение по охране труда руководителей, специалистов и работников предприятий.

Программы обучения:

• Общие вопросы охраны труда и функционирования системы управления охраной труда (Программа А) 1 500 руб.
• БМПР при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов, источников опасности, идентифицированных в рамках СОУТ и ОПР (Программа Б) 1 500 руб.
• Безопасные методы и приемы работ повышенной опасности (Программа В) 1 000 руб.
• Охрана труда для рабочих профессий 400 руб.
• Общая программа А, Б, СИЗ 1 500 руб.
• Общая программа А, Б, СИЗ, ПП 1 500 руб.
• Общая программа А, Б, В, СИЗ, ПП 2 000 руб.
• Обучение по использованию (применению) средств индивидуальной защиты 1 500 руб.
• Оказание первой помощи пострадавшим 500 руб.

Заказать курсы обучения можно по ссылке или по тел. +7 962 316-16-17.

Внутренние номера специалистов

Менеджер по продажам Козина Наталья Владимировна
тел. +7 (343) 344-63-36 (вн. 629)
моб. 8-966-708-30-81

Руководитель отдела продаж Васенин Павел Владимирович
тел. +7 (343) 344-63-36 (вн. 607)
моб. 8-962-316-16-17

---

E-mail: mail@ucstroitel.ru

Как разделить обязанности по медосмотрам

Вместе со специалистами по охране труда закрепите в локальном акте порядок направления работников на медосмотр и психиатрическое освидетельствование, определите, как и где будете хранить результаты. Перенесите в документ обязанности специалиста по охране труда из профстандарта. Именно он должен заключить договор с медучреждением и готовить списки работников, которые подлежат медосмотрам, п. 3.1.4 Профстандарта № 274н.

Готовить поименные списки, заполнять направления на медосмотры, выдавать их работникам и вести журнал учета должны кадровики. Не отказывайтесь выполнять эти обязанности. В направлениях и в поименных списках есть персональные данные работников. Обрабатывать эту информацию могут только сотрудники, которых назначили ответственными за защиту персональных сведений, ст. 22.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ о персональных данных. Специалисты по охране труда часто не имеют полномочий обрабатывать персональные данные сотрудников компании.

Хранить документы с результатами медосмотров лучше в отделе кадров, в том числе из-за необходимости защищать персональные данные. Как правило, помещение отдела кадров лучше оборудовано и больше предназначено для хранения документов с конфиденциальной информацией. У специалиста по охране труда может не быть кабинета со специальными шкафами, охранной сигнализаций, надежной системой запирания дверей и окон.

Штрафы за утечку персональных данных по ч. 6 ст. 13.11 КоАП могут достигать 100 тыс. руб. Поэтому лучше перестраховаться и хранить результаты медосмотров в отделе кадров, который защищен от посторонних.

Отстранять сотрудников от работы, если они не выполняют требования охраны труда, переводить их на другую работу по результатам медицинского заключения, увольнять за дисциплинарные проступки, связанные с нарушением требований охраны труда, должны кадровики. Такие обязанности нужно предусмотреть в должностных инструкциях. 

А в инструкциях специалистов по охране труда нужно предусмотреть обязанность содействовать кадровикам при проведении таких процедур, вовремя и в полном объеме передавать в отдел кадров необходимые сведения и документы.

Не берите на себя всю ответственность по организации медосмотров. За специалистами службы охраны труда с указания руководителя компании закрепите обязанность согласовывать календарный план проведения медосмотров с руководителями подразделений. Служба охраны труда должна контролировать сроки и результаты медосмотров, консультировать вас и других сотрудников, проверять данные в журналах учета выдачи направлений.

Медицинский центр ММЦ Здоровье, имея соответствующую лицензию, проводит предварительные и периодические медицинские осмотры, психиатрическое освидетельствование работников при приеме на работу с последующей выдачей медицинского заключения. Информация о медицинском центре. Оформить заявку и заключить договор можно по контактам:

Внутренние номера специалистов

Руководитель отдела продаж ММЦ Мамаюсупова Гуля
тел. +7 (343) 345-47-45 (вн. 630)
моб. 8-967-908-8311

---

E-mail: mmc@mmc-zdorovie.com

Кто должен оформлять документы по несчастным случаям

Приказ о создании комиссии по расследованию несчастного случая может подготовить кадровик или сотрудник службы охраны труда.

Оформлять документы расследования несчастных случаев должны специалисты по охране труда, они же направляют материалы расследования в ГИТ и другие органы, а также пострадавшим и их представителям, хранят эти документы и материалы, п. 3.1.7 Профстандарта № 274н.

Для расследования могут понадобиться документы, связанные с трудовой деятельностью пострадавшего: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об изменении условий труда, другие документы, с которыми работника знакомили под подпись. Эти документы должны предоставить кадровики — вовремя и в полном объеме.

Расследовать легкие несчастные случаи работодатель должен в сжатые сроки — за три календарных дня, ч. 1 ст. 229.1 ТК. Чтобы не нарушать этот срок, заранее определите, как будете взаимодействовать со специалистами по охране труда при несчастных случаях.

Закрепите порядок действий и роли в локальном акте.

Материал подготовлен при поддержке Система Охрана труда.