+7 (343) 344-63-36Екатеринбург mail@ucstroitel.ru

Какие документы оформить, чтобы организовать службу охраны труда

16.07.2020
Какие документы оформить, чтобы организовать службу охраны труда.

Какие документы оформить, чтобы организовать службу охраны труда

Чтобы организовать службу охраны труда, оформите:

  • приказ о назначении специалиста по охране труда, если работу по охране труда ведет штатный специалист;
  • положение о службе охраны труда, если создано отдельное структурное подразделение;
  • договор, если привлекли стороннюю аккредитованную организацию или специалиста, которые оказывают услуги в области охраны труда.

Какие документы оформить, чтобы организовать систему управления охраной труда

Чтобы организовать систему управления охраной труда, разработайте и утвердите приказом директора положение о СУОТ на основании типового положения, которое утвердил Минтруд приказом от 19.08.2016 № 438н. Далее утвердите политику по охране труда – она может быть частью положения о СУОТ, и программу действий по улучшению условий и охраны труда.

Для проверки эффективности СУОТ оформите приказ о проведении внутреннего аудита СУОТ и план аудита. По итогам проверки эффективности СУОТ оформите отчет о результатах внутреннего аудита СУОТ и зарегистрируйте его в специальном журнале, если он ведется на предприятии.

СИТУАЦИЯ

Нужно ли ежегодно переутверждать документы по охране труда

Если документ не утратил актуальности и не истек срок пересмотра, переутверждать документы не надо.

Работодатель сам устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов системы управления охраной труда, сроки их хранения (п. 66 приказа Минтруда от 19.08.2016 № 438н). То есть работодатель сам решает, когда переутверждать документы. Такой же позиции придерживается Роструд (п. 1 письма от 22.03.2012 № 428-6-1).

Пересмотрите документ, если он утратил актуальность или истек установленный законодательством плановый срок пересмотра. Например, инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет (п. 6 Методических рекомендаций Минтруда от 13.05.2004).

ВНИМАНИЕ

Не подлежат пересмотру контрольно-учетные документы системы управления охраны труда, включая:

а) акты и иные записи данных, вытекающие из осуществления СУОТ;

б) журналы учета и акты записей данных об авариях, несчастных случаях, профессиональных заболеваниях;

в) записи данных о воздействиях вредных (опасных) факторов производственной среды и трудового процесса на работников и наблюдении за условиями труда и за состоянием здоровья работников;

г) результаты контроля функционирования СУОТ.

Это следует из пункта 67 приказа Минтруда от 19.08.2016 № 438н.

СОВЕТ

Чтобы не упустить срок пересмотра конкретного документа:

1. Составьте перечень локальных актов по охране труда организации.

2. Приказом по организации:

  • утвердите работодателем перечень локальных актов по охране труда организации;
  • для каждого документа определите плановый срок пересмотра и срок хранения документа;
  • назначьте ответственное лицо за пересмотр каждого документа.

3. Внесите изменения в документ.

4. Издайте приказ о проведении пересмотра и введении в действие измененного(ых) документа(ов).

СИТУАЦИЯ

Какую должность проставить в документах по охране труда работнику, который совмещает обязанности специалиста по охране труда

Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности, которую сотрудник выполняет наряду со своей основной работой за дополнительную плату.

Совмещение оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору. На основании допсоглашения издают приказ о совмещении профессий (должностей). Никакого другого места работы у сотрудника не появляется, и новая должность ему не присваивается. Поэтому на документах, которые подписывает сотрудник, ему следует указывать свою основную должность. При этом приказ о совмещении профессий (должностей) подтвердит полномочия работника по охране труда. При необходимости ссылку на приказ можно указать рядом с подписью: «на основании приказа о совмещении от 23.05.2016 № 443».

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 60.2, 72, 151 Трудового кодекса.

Если сотрудник выполняет обязанности специалиста по охране труда в виде не совмещения должностей, а временного исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, то при подписании документов по охране труда вместо своей текущей должности он может указать «и. о.» и должность сотрудника, которого замещает. Например, «И. о. специалиста по охране труда (личная подпись) А.С. Иванов». Такая возможность предусмотрена в пункте 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

СИТУАЦИЯ

Сколько хранить акты по охране труда

Время хранения актов по охране труда зависит от того, для какой ситуации оформляли акт.

Акты об обеспечении работников СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием хранят три года. Если, кроме этих актов, других документов о вредных и опасных условиях труда работника нет, то их нужно хранить 75 лет, если оформлены до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года (п. 427 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Акты о расследовании и учете профессиональных заболеваний хранят 75 лет, если оформлены до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года (п. 419 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Акты о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве храните 45 лет по месту составления. Однако если акты фиксируют крупный материальный ущерб и человеческие жертвы, то акты нужно хранить бессрочно. Если акт составлен в другой организации, то хранить его нужно только пять лет (п. 425 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Акты о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии храните три года (п. 539 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Акты о соответствии или несоответствии санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств храните пять лет. Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы его ценности (п. 429 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Какие документы оформить для оценки профессиональных рисков

Для организации оценки профессиональных рисков пропишите регламент оценки в положении организации о СУОТ. Далее сформируйте реестр опасностей по результату выявления этих опасностей на предприятии (п. 34 Типового положения о СУОТ, утв. приказом Минтруда от 19.08.2016 № 438н).

Чтобы устранить или уменьшить выявленные риски, составьте план мероприятий по корректировке рисков. Кроме того, результаты проведения оценки рисков и всех его промежуточных и итоговых процедур укажите в отчете о профрисках.

План мероприятий и отчет о профрисках – это не обязательные документы, но если их оформить, они помогут подтвердить в случае необходимости, что на предприятии надлежащим образом проведена оценка профессиональных рисков (п. 38 Типового положения о СУОТ, утв. приказом Минтруда от 19.08.2016 № 438н).

Какие документы оформить для контроля по охране труда

Результаты контроля по охране труда в структурных подразделениях предприятия зафиксируйте (приказ Минтруда России от 4 августа 2014 г. № 524н):

  • в акте проверки состояния охраны труда;
  • предписании об устранении выявленных при проверках нарушений требований охраны труда;
  • журнале учета проверок состояния охраны труда.

Какие документы оформить по обучению сотрудников предприятия

Чтобы провести инструктажи и обучение по охране труда, разработайте и утвердите инструкции по охране труда, программы инструктажей и программы обучения по охране труда. Оформите перечень действующих инструкций в произвольной форме.

ВНИМАНИЕ

Дополнительно разработайте программу обучения работников организации оказанию первой помощи пострадавшим на производстве.

Для регистрации инструктажей и обучения работников по охране труда оформите журналы:

  • регистрации вводного инструктажа;
  • регистрации инструктажа на рабочем месте;
  • регистрации целевого инструктажа;
  • учета инструкций по охране труда для работников;
  • учета выдачи инструкций по охране труда для работников.

Если на предприятии освободили работников от первичного инструктажа на рабочем месте, директор утверждает перечень профессий и должностей этих работников.

Для проверки знаний работников оформите приказ о проведении проверки знаний требований охраны труда работников. По результатам проверки знаний издайте протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда и выдайте работникам удостоверения о проверке знаний требований охраны труда.

Если по результатам обучения необходима стажировка на рабочем месте, оформите положение о проведении стажировки на рабочем месте и по результатам издайте распоряжение о допуске к самостоятельной работе.

СИТУАЦИЯ

Обязательно ли утверждать перечень инструкций по охране труда приказом по предприятию

Нет, не нужно. Достаточно оформить только сам перечень

Действующие инструкции по охране труда для работников структурного подразделения организации, а также перечень этих инструкций хранится у руководителя подразделения (п. 9 Методических рекомендаций Минтруда от 13.05.2004). При этом нет обязательных требований к оформлению этого перечня. То есть работодатель оформляет перечень в произвольной форме и сам решает, утверждать ли его приказом или нет.

СИТУАЦИЯ

Что делать с документами по охране труда после ликвидации организации

После того как юридическое лицо закрылось, документы нужно передать в государственный архив, чтобы бывшие работники могли получить справки или другие документы, например, для назначения пенсии или установления стажа. Такие архивы есть при каждом муниципальном образовании в субъектах РФ (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Чтобы сформировать документацию для архива, создайте ликвидационную комиссию, которая соберет документы в соответствии с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и составит акт о передаче дел. Акт нужно заверить печатью организации, соответственно, документы нужно передать на хранение до момента уничтожения печати.

СИТУАЦИЯ

Обязательно ли нужно разрабатывать программы стажировки

Программу стажировки обязательно нужно разработать, если в организации есть работы, при которых работников нужно направить на стажировку на рабочем месте. Стажировка обязательна для работников, которые поступают на работу с вредными или опасными условиями труда. Это указано в части 3 статьи 225 ТК и пункте 2.2.2 Порядка, утвержденного постановлением от 13.01.2003 № 1/29.

СИТУАЦИЯ

Сколько хранить журнал вводного инструктажа и журнал регистрации инструктажей на рабочем месте

Журнал вводного инструктажа и журнал регистрации инструктажей на рабочем месте хранят 45 лет. Это следует из подпункта «а» пункта 423 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Какие документы оформить по медицинским осмотрам

Выдайте работникам перед медосмотром направление. Выдачу направлений фиксируйте в журнале учета выдачи направлений на предварительный медицинский осмотр.

Для периодического медосмотра оформите список контингента работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам, и на его основе – поименные списки лиц, подлежащих периодическому медицинскому осмотру.

Чтобы провести предрейсовые медосмотры, оформите Положение об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств.

Факт проведения медосмотров фиксируйте в журнале регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров, журнале регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров.

СИТУАЦИЯ

Где хранятся документы по предварительным и периодическим медосмотрам

После проведения медицинских осмотров медучреждение оформляет заключение о состоянии здоровья работника, а по результатам периодического медосмотра – еще и заключительный акт. Заключение храните в личном деле работника, а заключительный акт – в месте, где хранятся все документы организации по медосмотрам.

Заключение о состоянии здоровья работника по результатам проведенных осмотров медицинская организация составляет в четырех экземплярах после предварительного и в пяти экземплярах – после периодического медосмотра. В любом случае составляют экземпляры:

  • работнику;
  • работодателю;
  • медорганизации, к которой работник прикреплен;
  • для приобщения к медкарте.

После периодического медосмотра составляют еще один экземпляр заключения по письменному запросу ФСС и направляют его в это ведомство с письменного согласия работника.

Заключительный акт, в котором обобщаются все результаты, медицинская организация оформляет после проведения периодического медосмотра. Этот акт составляют в пяти экземплярах:

  • работодателю;
  • в центр профпатологии субъекта РФ;
  • ФСС;
  • в территориальный орган Роспотребнадзора.

Один экземпляр заключительного акта хранится в медицинской организации в течение 50 лет (п. 42 и 43 Порядка № 302н).

Какие документы оформить при выдаче бесплатного профилактического питания сотрудникам

Утвердите перечень должностей и профессий работников, которым по условиям труда выдается бесплатное профилактическое питание (молоко, соки и т. д.).

Если от работника поступит заявление о замене молока денежной компенсацией, то издайте приказ о замене выдачи молока денежной компенсацией.

Какие документы оформить при выдаче смывающих и обезвреживающих средств

Утвердите перечень рабочих мест и список работников, для которых необходима выдача смывающих и обезвреживающих средств.

Издайте приказы:

  • об утверждении норм бесплатной выдачи работникам смывающих и обезвреживающих средств;
  • организации бесплатной выдачи смывающих и обезвреживающих средств работникам.

Выдачу работникам смывающих и обезвреживающих средств зафиксируйте в личной карточке учета выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств.

Какие документы оформить при выдаче средств индивидуальной защиты сотрудникам

Оформите положение об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты и утвердите перечень профессий и должностей, на которых выдаются бесплатная спецодежда, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты (далее – СИЗ).

После приобретения СИЗ храните на предприятии заверенные копии сертификатов и деклараций соответствия на СИЗ.

СИЗ выдавайте работникам по приказу об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты и фиксируйте факт выдачи в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты.

СИТУАЦИЯ

Сколько хранить личные карточки учета выдачи СИЗ

Срок хранения личной карточки учета выдачи СИЗ четко не указан в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, по которому сверяют продолжительность хранения документов. Однако в перечне под пунктом 428 указаны сроки хранения списков (ведомостей) на выдачу спецодежды, обуви и питания, к ним можно отнести и карточки учета выдачи СИЗ. Работодатель должен хранить личную карточку учета выдачи СИЗ один год. Началом этого срока, как правило, считают 1 января следующего года после увольнения сотрудника, на которого заведена карточка.

Работодатель должен вести учет средств индивидуальной защиты, которые он выдает сотрудникам. Для этого в соответствии с пунктом 13 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н, выдачу и возврат СИЗ отражают в личной карточке учета выдачи СИЗ. Вести карточки учета СИЗ можно и в электронной форме с обязательной персонификацией сотрудника.

Какие документы оформить при расследовании несчастного случая на предприятии

При расследовании несчастного случая направьте запрос в лечебное учреждение о тяжести травмы. Получите заключение о тяжести производственной травмы.

Издайте приказ о создании комиссии по расследованию несчастного случая.

Направьте сообщение о происшедшем несчастном случае в ФСС и извещение в государственную инспекцию труда, в прокуратуру по месту происшествия несчастного случая, в территориальное объединение организации профсоюзов, в федеральный орган исполнительной власти по ведомственной принадлежности и т. д.

Оформите результаты расследования. Документы должны включать:

  • планы, эскизы, схемы, протокол осмотра места происшествия, а при необходимости – фото- и видеоматериалы;
  • карты спецоценки рабочих мест;
  • выписки из журналов регистрации инструктажей по охране труда и протоколов проверки знаний пострадавшими требований охраны труда;
  • протоколы опросов очевидцев несчастного случая и должностных лиц, объяснения пострадавших;
  • экспертные заключения специалистов, результаты технических расчетов, лабораторных исследований и испытаний;
  • медицинское заключение о характере и степени тяжести повреждения здоровья пострадавшего;
  • копии документов, которые подтверждают выдачу пострадавшему СИЗ в соответствии с действующими нормами. Это могут быть журналы учета и выдачи СИЗ, личная карточка учета и выдачи СИЗ;
  • другие документы по усмотрению комиссии.

По результатам расследования в зависимости от вида несчастного случая составьте акт о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом) и акт расследования несчастного случая по форме Н-1.

Направьте сообщение о последствиях производственной травмы в ФСС и государственную инспекцию труда после того, как пострадавший принесет закрытый больничный листок.

Несчастный случай зарегистрируйте в специальном журнале.

СИТУАЦИЯ

Нужно ли прошивать (сшивать) дело по несчастному случаю после того, как оно полностью расследовано

Нет, не нужно.

Трудовой кодекс и постановление Минтруда от 24.10.2002 № 73 обязывает работодателя провести расследование несчастного случая на производстве и собрать материалы расследования.

Порядок оформления материалов расследования несчастных случаев установлен статьей 230.1 ТК и не содержит требований к прошиванию и сшиванию материалов расследования.

Требования по прошиванию и сшиванию материалов расследования несчастных случаев работодатель вправе установить самостоятельно распорядительным документом по организации.

Какие документы оформить по спецоценке условий труда

Чтобы провести спецоценку условий труда (далее – СОУТ), утвердите приказом:

  • состав комиссии по проведению СОУТ;
  • график проведения СОУТ.

Составьте перечень рабочих мест, которые надо оценить.

Подпишите отчет по результатам СОУТ.

Подайте декларацию в трудовую инспекцию, если на рабочих местах не выявлено вредных или опасных производственных факторов и установлены допустимые и оптимальные условия труда. 

Какие документы оформить при проведении мероприятий по охране труда

Издайте приказ о подготовке плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда и утвердите программу действий по улучшению условий и охраны труда.

План мероприятий по охране труда утверждают приказом.

Какие документы оформить для обучения неэлектротехнического персонала

Назначьте приказом ответственного за присвоение неэлектротехническому персоналу I группы по электробезопасности. Утвердите перечень должностей и профессий, которым нужно присвоить группы I по электробезопасности. Зафиксируйте инструктаж в специальном журнале.

Материал взят из Системы Охрана труда.

Возврат к списку