Какие документы оформить, чтобы организовать службу охраны труда

СИТУАЦИЯ

Нужно ли ежегодно переутверждать документы по охране труда

Если документ не утратил актуальности и не истек срок пересмотра, переутверждать документы не надо.

Работодатель сам устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов системы управления охраной труда, сроки их хранения (п. 66 приказа Минтруда от 19.08.2016 № 438н). То есть работодатель сам решает, когда переутверждать документы. Такой же позиции придерживается Роструд (п. 1 письма от 22.03.2012 № 428-6-1).

Пересмотрите документ, если он утратил актуальность или истек установленный законодательством плановый срок пересмотра. Например, инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет (п. 6 Методических рекомендаций Минтруда от 13.05.2004).

СОВЕТ

Чтобы не упустить срок пересмотра конкретного документа:

1. Составьте перечень локальных актов по охране труда организации.

2. Приказом по организации:

• утвердите работодателем перечень локальных актов по охране труда организации;
• для каждого документа определите плановый срок пересмотра и срок хранения документа;
• назначьте ответственное лицо за пересмотр каждого документа.

3. Внесите изменения в документ.

4. Издайте приказ о проведении пересмотра и введении в действие измененного(ых) документа(ов).

СИТУАЦИЯ

Какую должность проставить в документах по охране труда работнику, который совмещает обязанности специалиста по охране труда

Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности, которую сотрудник выполняет наряду со своей основной работой за дополнительную плату.

Совмещение оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору. На основании допсоглашения издают приказ о совмещении профессий (должностей). Никакого другого места работы у сотрудника не появляется, и новая должность ему не присваивается. Поэтому на документах, которые подписывает сотрудник, ему следует указывать свою основную должность. При этом приказ о совмещении профессий (должностей) подтвердит полномочия работника по охране труда. При необходимости ссылку на приказ можно указать рядом с подписью: «на основании приказа о совмещении от 23.05.2016 № 443».

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 60.2, 72, 151 Трудового кодекса.

Если сотрудник выполняет обязанности специалиста по охране труда в виде не совмещения должностей, а временного исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, то при подписании документов по охране труда вместо своей текущей должности он может указать «и. о.» и должность сотрудника, которого замещает. Например, «И. о. специалиста по охране труда (личная подпись) А.С. Иванов». Такая возможность предусмотрена в пункте 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

СИТУАЦИЯ

Сколько хранить акты по охране труда

Время хранения актов по охране труда зависит от того, для какой ситуации оформляли акт.

Акты об обеспечении работников СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием хранят три года. Если, кроме этих актов, других документов о вредных и опасных условиях труда работника нет, то их нужно хранить 75 лет, если оформлены до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года (п. 427 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Акты о расследовании и учете профессиональных заболеваний хранят 75 лет, если оформлены до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года (п. 419 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Акты о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве храните 45 лет по месту составления. Однако если акты фиксируют крупный материальный ущерб и человеческие жертвы, то акты нужно хранить бессрочно. Если акт составлен в другой организации, то хранить его нужно только пять лет (п. 425 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Акты о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии храните три года (п. 539 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Акты о соответствии или несоответствии санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств храните пять лет. Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы его ценности (п. 429 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

СИТУАЦИЯ

Обязательно ли утверждать перечень инструкций по охране труда приказом по предприятию

Нет, не нужно. Достаточно оформить только сам перечень

Действующие инструкции по охране труда для работников структурного подразделения организации, а также перечень этих инструкций хранится у руководителя подразделения (п. 9 Методических рекомендаций Минтруда от 13.05.2004). При этом нет обязательных требований к оформлению этого перечня. То есть работодатель оформляет перечень в произвольной форме и сам решает, утверждать ли его приказом или нет.

СИТУАЦИЯ

Что делать с документами по охране труда после ликвидации организации

После того как юридическое лицо закрылось, документы нужно передать в государственный архив, чтобы бывшие работники могли получить справки или другие документы, например, для назначения пенсии или установления стажа. Такие архивы есть при каждом муниципальном образовании в субъектах РФ (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Чтобы сформировать документацию для архива, создайте ликвидационную комиссию, которая соберет документы в соответствии с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и составит акт о передаче дел. Акт нужно заверить печатью организации, соответственно, документы нужно передать на хранение до момента уничтожения печати.

СИТУАЦИЯ

Обязательно ли нужно разрабатывать программы стажировки

Программу стажировки обязательно нужно разработать, если в организации есть работы, при которых работников нужно направить на стажировку на рабочем месте. Стажировка обязательна для работников, которые поступают на работу с вредными или опасными условиями труда. Это указано в части 3 статьи 225 ТК и пункте 2.2.2 Порядка, утвержденного постановлением от 13.01.2003 № 1/29.

СИТУАЦИЯ

Сколько хранить журнал вводного инструктажа и журнал регистрации инструктажей на рабочем месте

Журнал вводного инструктажа и журнал регистрации инструктажей на рабочем месте хранят 45 лет. Это следует из подпункта «а» пункта 423 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Какие документы оформить по медицинским осмотрам

Выдайте работникам перед медосмотром направление. Выдачу направлений фиксируйте в журнале учета выдачи направлений на предварительный медицинский осмотр.

Для периодического медосмотра оформите список контингента работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам, и на его основе – поименные списки лиц, подлежащих периодическому медицинскому осмотру.

Чтобы провести предрейсовые медосмотры, оформите Положение об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств.

Факт проведения медосмотров фиксируйте в журнале регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров, журнале регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров.

СИТУАЦИЯ

Где хранятся документы по предварительным и периодическим медосмотрам

После проведения медицинских осмотров медучреждение оформляет заключение о состоянии здоровья работника, а по результатам периодического медосмотра – еще и заключительный акт. Заключение храните в личном деле работника, а заключительный акт – в месте, где хранятся все документы организации по медосмотрам.

Заключение о состоянии здоровья работника по результатам проведенных осмотров медицинская организация составляет в четырех экземплярах после предварительного и в пяти экземплярах – после периодического медосмотра. В любом случае составляют экземпляры:

• работнику;
• работодателю;
• медорганизации, к которой работник прикреплен;
• для приобщения к медкарте.

После периодического медосмотра составляют еще один экземпляр заключения по письменному запросу ФСС и направляют его в это ведомство с письменного согласия работника.

Заключительный акт, в котором обобщаются все результаты, медицинская организация оформляет после проведения периодического медосмотра. Этот акт составляют в пяти экземплярах:

• работодателю;
• в центр профпатологии субъекта РФ;
• ФСС;
• в территориальный орган Роспотребнадзора.

Один экземпляр заключительного акта хранится в медицинской организации в течение 50 лет (п. 42 и 43 Порядка № 302н).

СИТУАЦИЯ

Сколько хранить личные карточки учета выдачи СИЗ

Срок хранения личной карточки учета выдачи СИЗ четко не указан в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, по которому сверяют продолжительность хранения документов. Однако в перечне под пунктом 428 указаны сроки хранения списков (ведомостей) на выдачу спецодежды, обуви и питания, к ним можно отнести и карточки учета выдачи СИЗ. Работодатель должен хранить личную карточку учета выдачи СИЗ один год. Началом этого срока, как правило, считают 1 января следующего года после увольнения сотрудника, на которого заведена карточка.

Работодатель должен вести учет средств индивидуальной защиты, которые он выдает сотрудникам. Для этого в соответствии с пунктом 13 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н, выдачу и возврат СИЗ отражают в личной карточке учета выдачи СИЗ. Вести карточки учета СИЗ можно и в электронной форме с обязательной персонификацией сотрудника.

СИТУАЦИЯ

Нужно ли прошивать (сшивать) дело по несчастному случаю после того, как оно полностью расследовано

Нет, не нужно.

Трудовой кодекс и постановление Минтруда от 24.10.2002 № 73 обязывает работодателя провести расследование несчастного случая на производстве и собрать материалы расследования.

Порядок оформления материалов расследования несчастных случаев установлен статьей 230.1 ТК и не содержит требований к прошиванию и сшиванию материалов расследования.

Требования по прошиванию и сшиванию материалов расследования несчастных случаев работодатель вправе установить самостоятельно распорядительным документом по организации.